การเขียนจดหมายกิจธุระ

จดหมายกิจธุระ  หมายถึงจดหมายที่ใช้ติดต่อกันเพื่อกิจธุระบางประการที่นอกเหนือจากเรื่องส่วนตัว   การติดต่อเพื่อกิจธุระนั้นอาจจะกระทำกันระหว่างเอกชนหรือเอกชนกับหน่วยงานทางราชการก็ได้  เช่น จดหมายสมัครงาน   จดหมายขอความช่วยเหลือ  จดหมายสอบถามเรื่องต่างๆ   จดหมายสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น

หลักการเขียนจดหมายกิจธุระ

. ต้องสร้างความประทับใจแก่ผู้รับ  โดยคำนึงถึงจิตใจและความรู้สึกของผู้รับเสมอ  ผู้เขียนควรพิถีพิถันในเรื่องการใช้กระดาษ ความสะอาด  ตลอดจนความเป็นระเบียบเรียบร้อยของจดหมาย

. ต้องมีใจความสมบูรณ์  สามารถสื่อสารความหมายตรงกันระหว่างผู้เขียนกับผู้รับ

. การใช้ภาษาต้องกระทัดรัด ชัดเจน ตรงจุดมุ่งหมายไม่อ้อมค้อม เหมาะสมแก่กาลเทศะและบุคคล

. มีความแนบเนียนในการใช้ภาษา   โดยคำนึงถึงจิตวิทยาของผู้รับเป็นสำคัญ

จดหมายสมัครงาน

วิธีเขียนจดหมายสมัครงานให้ได้ผลนั้น  ควรปฏิบัติดังนี้

. ความประณีตของตัวจดหมาย

.๑ กระดาษและซองอย่างดี

.๒ ควรพิมพ์ดีด   ยกเว้นผู้จ้างระบุให้เขียนด้วยลายมือของผู้สมัคร

. เขียนสะกด  การันต์และวรรคตอนให้ถูกต้อง

.ชี้แจงคุณสมบัติของผู้สมัคร

.ชื่อ  สกุล  อายุ  สัญชาติ   เชื้อชาติ

.๒ ประวัติการศึกษา

.ประสบการณ์ในการทำงาน  และความสามารถพิเศษ

.๔ ผู้รับรองที่เชื่อถือได้

.๔ ที่อยู่ปัจจุบันที่จะติดต่อได้ง่ายที่สุด

 

ตัวอย่างจดหมายสมัครงาน

/๑๓   ถนนวิภาวดีรังสิต

เขตดอนเมือง  กรุงเทพฯ

๑๐๑๒๐                       

๒๕  สิงหาคม  ๒๕๔๖

 

เรียน  ผู้จัดการบริษัทธนาสิน     ที่นับถือ

กระผมได้อ่านโฆษณาในหนังสือพิมพ์มติชน   ฉบับวันที่  ๒๕  สิงหาคม  ๒๕๔๖  บริษัทธนาสิน   ประกาศรับสมัครพนักงานธุรการหลายตำแหน่ง  กระผมจึงขอสมัครทำงานในตำแหน่งพนักงานธุรการ

กระผม  นายวันชาติ   เครือสาร   อายุ ๒๓ ปี  เป็นโสด   การศึกษา จบ  ...   จากวิทยาลัยพณิชยการพระนคร   มีความรู้ภาษาอังกฤษและคอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี  เคยฝึกงานที่บริษัทโบทรัม เป็นเวลา ๓ เดือน  กระผมคิดว่า บริษัทของท่านคงจะเปิดโอกาสให้กระผมได้แสดงความสามารถและรับผิดชอบงานในตำแหน่งพนักงานธุรการ    กระผมพร้อมที่จะอุทิศเวลาและความสามารถต่างๆ ที่มีอยู่ให้แก่บริษัทของท่านอย่างเต็มที่และพร้อมที่จะปฏิบัติงานได้ทันทีตามที่ท่านต้องการ

กระผมหวังเป็นอย่างมากว่า  คงจะได้ความกรุณาจากท่านด้วยดี    ขอขอบพระคุณอย่างสูงมา ณ โอกาสนี้

ขอแสดงความนับถือ

 

(นายวันชาติ   เครือสาร)